En traduction, les demandes urgentes sont inévitables, vous pouvez les traiter avec succès grâce à une gestion efficace. Toute agence professionnelle doit donc faire face à un double défi : garantir la qualité et respecter les échéances serrées. Dans ce genre de situation, il faut mettre tout en œuvre pour gagner la satisfaction des clients. Afin d’atteindre cet objectif, de bonnes pratiques et des astuces sont à suivre pour ne pas donner des promesses irréalisables. Faisons le point sur le sujet…
Les conditions de réussite d’un projet urgent
Vous désirez répondre rapidement aux besoins de vos clients, découvrez avec nous les meilleures pratiques pour gérer un projet de traduction urgente :
● Disponibilité des traducteurs : pour chaque sujet traité dans un domaine spécifique son traducteur qualifié en la matière. Pour cela, traiter un document d’urgence dépend en grande partie de la disponibilité de ou des intervenant(s). Cela varie également de la paire linguistique, qu’elle soit courante ou rare. Par exemple, trouver un locuteur de langue anglaise spécialisé en médecine est beaucoup plus facile qu’un expert natif islandais !
● Un délai de livraison raisonnable : accepter un projet de traduction dans un délai irréalisable nuit certainement à la crédibilité de votre entreprise. Justement, nous vous conseillons de ne jamais accepter les demandes de dernière minute qui portent sur des contenus volumineux. Donc, il faut bien estimer la capacité de l’équipe de traducteurs à répondre à la date de livraison souhaitée par le client.
● Pas de fausses promesses : ne vous engagez pas à travailler dans une période particulièrement serrée si vous ne respectez pas la tenue des délais. En moyenne, un traducteur professionnel est capable de traiter jusqu’à 2 500 mots par jour. Donc, faites vos estimations, même si vous allez faire appel à plusieurs intervenants. Du coup, il vaut mieux dire « non » que donner des promesses mensongères et impacter négativement votre relation client.
Le rôle important du chef de projet
En traduction urgente, établir un processus méthodique et un planning précis est la mission exclusive du chef de projet. Son rôle est primordial dans la synchronisation des différentes étapes, depuis l’analyse de la demande à la livraison prévue. En fait, réussir ce travail nécessite l’orchestration parfaite des phases suivantes :
● Étude minutieuse du projet : il faut d’abord comprendre la demande du client et analyser tous ses traits. Nous parlons de la taille du document, son format, son domaine, la langue source et cible et le temps alloué à son exécution. Suite à cela, le chef de projet propose un devis détaillé au client et met en place un plan de travail. Cela doit inclure les outils nécessaires à la réalisation et bien sûr le personnel dédié (traducteurs, réviseurs et techniciens).
● Bon choix du traducteur : le chargé du projet doit faire le casting du meilleur expert linguiste pour traiter la paire de langues abordée. Si nécessaire, il peut diviser le travail entre une équipe de locuteurs natifs pour accélérer le processus. Par exemple, pour un document de 10 000 mots à traduire dans un délai de 24 h, il faut mobiliser 4 intervenants.
● Anticipation des imprévus : pour chaque projet abordé des contraintes, mais aussi des imprévus peuvent survenir à tout moment. Parmi les contraintes, nous pouvons vous citer la non-disponibilité du traducteur spécialisé dans le sujet en question. De même, pour les glossaires et la base terminologique en cas de texte lié à un domaine pointu comme l’aéronautique. Pour les imprévus, il faut penser aux absences, empêchements personnels du traducteur et le temps consacré à la mise en page. À cet effet, un bon chef de projet est celui qui sait anticiper les aléas et trouver des solutions rapides et appropriées.
Nos astuces pour accélérer la traduction
Savez-vous comment gagner du temps et optimiser la qualité lorsque vous travaillez sur un projet urgent ? Voici nos astuces :
● La création de MT : en tant qu’agence de traduction professionnelle, vous utilisez certainement un logiciel de TAO. Cet outil stocke l’ensemble des documents que vous avez déjà traités dans une base de données dite mémoire de traduction. Donc, nous vous conseillons vivement de regrouper les travaux effectués pour un même client et de les utiliser en cas de besoin. Par exemple, lorsque vous avez des contenus similaires qui sont précédemment traduits, vous n’aurez plus à refaire le travail. Cela vous aidera à accélérer le processus et à garantir la cohérence du vocabulaire employé.
● Obtenir des références terminologiques : une bonne communication avec le client est un facteur de réussite pour chaque projet de traduction. Pour cela, n’hésitez pas à lui demander des textes de référence, des glossaires et toutes les informations liées au sujet traité. Ainsi, ces échanges vous permettent d’optimiser le travail du traducteur et de répondre exactement aux attentes du client final. Justement, la coordination entre les différentes parties ne peut que vous apporter un véritable gain de temps et d’efficacité.
